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Javier Ger Vázquez

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los documentos soporte de la contabilidad de una empresa?

Cada vez que se cierra un año contable y fiscal de una sociedad, y se guardan todos los papeles en el trastero, surge la misma duda. ¿Qué papeles puedo tirar y así ahorrar espacio físico en mi archivo?
Pues bien, existen 2 tipos de plazos, así que habrá que irse siempre al mayor de ellos.
El primero de los plazos es el mercantil, reza el artículo 30 del Código de Comercio: Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

No obstante estos seis años tienen ciertos matices, ya que documentos notariales, variaciones censales o cualquier acta de inspección y sus soportes deben conservarse durante toda la vida del negocio.

Además, hay que anotar que cuando se cese la actividad por cualquier razón también habrá que mantener los papeles por idéntico tiempo de 6 años desde el último asiento realizado en los libros.

El segundo de los plazos es el que siempre preocupa más al empresario, y es el cómputo de plazos desde el punto de vista fiscal que operan en función de la prescripción de los distintos tipos de impuestos satisfechos, y en general se regula en el capítulo IV, Sección d 3ª de la LGT es de 4 años.

Ahora bien, significa esto que puedo tirar todos los documentos del año natural 2010, el 1 de enero de 2015. La respuesta es no. Lo primero de todo, debemos computar desde los plazos de presentación de los impuestos, por lo que el IS de 2010, no prescribe hasta el 25 de julio de 2015. Una vez entendido esto, se nos presentan los siguientes matices:

En caso que haya habido algún requerimiento de Hacienda que interrumpa la prescripción habrá que tenerlo en cuenta, puesto que habrá que volver a contar los 4 años nuevamente. En el ejemplo anterior, si el 20 de julio de 2015 nos abrieran una inspección que durase hasta el 31 de diciembre de 2015, habría que mantener los papeles guardados por un nuevo plazo de 4 años, esto es hasta el 31 de diciembre de 2019, casi 8 años.

Además, las facturas referentes a inmovilizado de la empresa, deberán guardarse durante todo el periodo de vida útil del bien más 4 años. Es decir, una factura de construcción que se amortice al 2% habrá que conservarla 54 años.

También, cuando existan diferencias temporarias en el Impuesto de Sociedades habrá que mantener la documentación soporte durante todo el periodo de reversión, más 4 años nuevamente.

En relación con esto último, cuando las diferencias temporarias sean Bases Imponibles Negativas, habrá que guardar toda la documentación contable para demostrarlas en el periodo posterior en el que se aplicaren, y nuevamente más 4 años más de prescripción.

Así pues, mucho cuidado con la documentación que se tira y consulte siempre con su asesor.

Javier Ger Vázquez

Economista por la Universidad de Sevilla. Máster Finanzas Cajasol. Máster en Derecho Tributario por Cajasol.

Javier Ger Vázquez
Autor: Javier Ger Vázquez Economista por la Universidad de Sevilla. Máster Finanzas Cajasol. Máster en Derecho Tributario por Cajasol.

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